מדיניות פרטיות — אפליקציית פולו

01

מי אנחנו

היישומון מופעל ומתוחזק על ידי עיטם טכנולוגיות, עוסק פטור ("אנחנו" או "המפעיל").

חשוב להבהיר: פולו היא כלי טכנולוגי המסופק למוסדות חינוך (פנימיות). הפנימייה / המוסד החינוכי הרוכש ומטמיע את היישומון הוא האחראי מול ההורים והתלמידים לקבלת ההסכמות הנדרשות לאיסוף ועיבוד המידע, בהתאם לכל דין, לרבות מול הורי קטינים. אנו פועלים כמעבד מידע מטעם המוסד החינוכי, ומספקים את התשתית הטכנולוגית לניהול הנתונים.

02

סוגי המידע שאנו אוספים

בהתאם לתפקיד המשתמש ביישומון (תלמיד, הורה, מדריך או מנהל), ייתכן שנאסוף את סוגי המידע הבאים:

פרטי זיהוי וקשר

• שם מלא, מספר תעודת זהות ותאריך לידה.
• מספר טלפון וכתובת דוא״ל (של תלמידים, הורים, מדריכים ומנהלים).
• פרטים דמוגרפיים ואופרטיביים נוספים הנדרשים לניהול השהות בפנימייה (כגון שיוך כיתתי ומגורים).

נתוני נוכחות ופעילות בפנימייה

לצורך התפקוד הבסיסי של היישומון כמערכת לניהול נוכחות תלמידים, ייתכן שנאסוף את סוגי המידע הבאים:

• דיווחי נוכחות יומיים של תלמידים.
• בקשות לאיחור או ליציאה מהפנימייה, כולל מועדים, סיבות וסטטוס אישור.
• אישורים ותגובות של הורים ומדריכים לבקשות אלו.
• רישומי סימון נוכחות על ידי מדריכים.

דוחות ונתונים סטטיסטיים

היישומון מייצר דוחות (היסטוריית נוכחות של תלמידים) מדי לילה. כל מוסד מסוגל לכבות את שמירת הדוחות אם ירצה בכך. לא תתבצע שמירת דוחות או כל מידע לטווח הארוך ללא ידיעת המוסד.

הדוחות המופקים כוללים:

• נוכחות התלמיד בלילה מסוים.
• בקשת איחור של התלמיד בלילה מסוים, כולל תגובות המדריכים.
• בקשות יציאה של התלמיד, כולל תגובות ההורים והמדריכים.

מידע טכני

• מזהה מכשיר, סוג מערכת הפעלה וגרסת יישומון — לצורך תפעול ותמיכה טכנית.
• טוקן התראות Push (דרך שירותי Firebase של גוגל) — לצורך שליחת עדכונים והתראות (כגון אישור/דחייה של בקשה).
• יומני מערכת (Logs) לצורך אבחון תקלות ואבטחת מידע.

מידע שאיננו אוספים

אנו לא אוספים נתוני מיקום (GPS) מהמשתמשים, ואין ביישומון מעקב אחר מיקום פיזי בזמן אמת.

03

מקור המידע

מרבית המידע האישי במערכת (לרבות פרטי תלמידים והורים, כגון שם, תעודת זהות ופרטי קשר) מוזן ומועבר על ידי הפנימייה / המוסד החינוכי עצמו, כחלק מהטמעת המערכת ותהליכי הרישום שלו, ולא נאסף ישירות על ידינו מהמשתמשים. באחריות המוסד החינוכי לוודא כי המידע שהוא מעביר אלינו נמסר כדין ובהסכמת ההורים, כמפורט בסעיף 5.

בנוסף, חלק מהמידע (כגון דיווחי נוכחות, בקשות יציאה/איחור ואישורן) נוצר ומוזן ישירות על ידי המשתמשים (תלמידים, הורים ומדריכים) במהלך השימוש השוטף ביישומון.

04

מטרות השימוש במידע

המידע שנאסף משמש למטרות הבאות בלבד:

• תפעול הליבה של היישומון: ניהול נוכחות, בקשות יציאה/איחור ואישורן.
• מתן גישה מותאמת לכל סוג משתמש (תלמיד, הורה, מדריך, מנהל).
• שליחת התראות רלוונטיות (למשל: אישור בקשה, תזכורת לדיווח נוכחות).
• הפקת דוחות וניתוח נתונים עבור צוות הפנימייה, לצורך ניהול תקין של המוסד.
• תמיכה טכנית, אבחון ותיקון תקלות.
• עמידה בדרישות חוק ורגולציה, ככל שיידרש.

05

הסכמה למידע של קטינים

חלק ניכר מהמשתמשים ביישומון הם קטינים. אנו מייחסים חשיבות עליונה להגנה על פרטיותם:

• באחריות הפנימייה / המוסד החינוכי לקבל את הסכמת ההורים לאיסוף ועיבוד המידע על ילדיהם, טרם השימוש ביישומון.
• המידע על תלמידים קטינים משמש אך ורק למטרות המפורטות בסעיף 4 לעיל, הקשורות לניהול שהותם בפנימייה.
• הורים רשאים לפנות בכל עת למוסד החינוכי או אלינו (ראו פרטי יצירת קשר בסעיף 11) לבירור, עיון, תיקון או בקשת מחיקה של מידע על ילדם.
• אנו לא נאסוף מידע נוסף על קטינים מעבר לנדרש לתפעול המערכת, ולא נעשה בו שימוש למטרות שאינן קשורות לניהול הפנימייה.

06

שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

אנו משתפים מידע עם צד שלישי אחד בלבד, לצורך תפעול טכני של היישומון:

• Firebase / Google — משמש אותנו לצורך שליחת התראות Push (עדכונים בזמן אמת) ותשתיות טכניות תומכות. גוגל עשויה לעבד מידע טכני מוגבל (כגון טוקן מכשיר) בהתאם למדיניות הפרטיות שלה.
• המידע הטכני הנדרש למשלוח התראות (כגון Device Token) עשוי להיות מעובד באמצעות שרתי Firebase/Google הממוקמים מחוץ לגבולות מדינת ישראל, בהתאם לתנאי הפרטיות והאבטחה של גוגל.

מידע עשוי להיחשף לרשויות מוסמכות רק אם וככל שנידרש לכך על פי דין, צו שיפוטי או הליך משפטי מוסמך.

07

אחסון ואבטחת מידע

• המידע מאוחסן על גבי שרת עצמאי הממוקם בישראל, הכולל גם את מערכת ניהול ההתחברות והאימות (Authentication) המופעלת עצמאית על תשתית זו, מבלי שהמידע מועבר לשרת חיצוני נוסף לצורך כך.
• אנו נוקטים אמצעי אבטחה סבירים המקובלים בתעשייה כדי להגן על המידע מפני גישה, שימוש, שינוי או חשיפה בלתי מורשים, לרבות הצפנת סיסמאות, בקרת הרשאות גישה לפי תפקיד המשתמש וניטור שוטף.
• יחד עם זאת, אין אפשרות להבטיח הגנה מוחלטת מפני כל פגיעה אפשרית, ואנו פועלים באופן שוטף לשיפור אמצעי האבטחה.

08

שמירת המידע ומחיקתו

• מידע על תלמיד נמחק באופן מיידי ממערכות היישומון עם סיום לימודיו/שהותו בפנימייה, אלא אם קיימת דרישה חוקית לשמירתו לתקופה נוספת.
• מידע על חשבונות של הורים, מדריכים ומנהלים נשמר כל עוד החשבון פעיל, ונמחק לפי בקשה או עם ניתוק הקשר מהמוסד החינוכי.
• ניתן לפנות אלינו בכל עת בבקשה למחיקת מידע מוקדם יותר, בכפוף למגבלות חוקיות ותפעוליות (למשל צורך בשמירת רישומים לצרכי המוסד החינוכי).
• ייתכן שעותקי גיבוי (Backups) של המידע יישמרו לפרק זמן קצר נוסף מעבר למועד המחיקה מהמערכת הפעילה, לצורך המשכיות עסקית והתאוששות מתקלות בלבד, ולא ייעשה בהם כל שימוש אחר.

09

זכויות המשתמשים

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, לכל משתמש (או להורה/אפוטרופוס מטעם קטין) הזכות:

• לעיין במידע האישי השמור עליו/ה במערכת.
• לבקש תיקון של מידע שגוי, לא מדויק או לא מעודכן.
• לבקש מחיקה של המידע, בכפוף למגבלות חוק ותפעול המערכת.
• להתנגד לשימושים מסוימים במידע, ככל שרלוונטי.
• להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות, ככל שהמשתמש/ת סבור/ה כי נפגעה זכותו/ה לפרטיות.

לצורך מימוש זכויות אלה, ניתן לפנות אלינו בפרטי הקשר המפורטים בסעיף 11.

10

שינויים במדיניות זו

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת, בהתאם לשינויים ביישומון או בדרישות הדין. עדכונים מהותיים יובאו לידיעת המשתמשים באמצעות הודעה ביישומון ו/או עדכון תאריך ״עדכון אחרון״ בראש המסמך. מומלץ לבדוק מדיניות זו מעת לעת.

11

יצירת קשר

לכל שאלה, בקשה או בירור בנוגע לפרטיות ולמדיניות זו, ניתן לפנות אלינו:

• דוא״ל: contact@poloapp.dev

נשתדל להשיב לכל פנייה בהקדם האפשרי.